KONSEP-KONSEP DASAR MANAJEMEN DAN APLIKASINYA DALAM PENDIDIKAN
rganisasi adalah kelompok manusia yang dibentuk dengan sengaja untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tiga karakteristik umum organisasi antara lain:
1. Setiap organisasi memiliki tujuan berbeda,
2. Setiap organisasi terdiri dari beberapa manusia,
3. Semua organisasi mengembangkan struktur yang sesuai sehingga anggotanya dapat melaksanakan pekerjaannya.
Namun sifat dasar dari organisasi itu sendiri telah berubah karena dunia sekelilingnya berubah sesuai dengan perkembangan zaman, misalnya perubahan sosial. ekonomi, ilmu pengetahuan dan teknologi, dan lain-lain. Dengan demikian untuk mencapai tujuan organisasi harus memikirkan cara baru. Tabel 1.1. Perbandingan Organisasi Tradisional dan Kontemporer
Organisasi Tradisional
Organisasi Kontemporer
a. stabil
b. tidak fleksibel
c. fokus pada pekerjaan
d. pekerjaan didefinisikan berdasarkan posisi kerja
e. orientasi secara individu
f. pekerjaan tetap
g. orientasi pada perintah
a. dinamis
b. fleksibel
c. fokus pada keahlian
d. pekerjaan didefinisikan berdasarkan tugas yang harus diselesaikan
e. orientasi secara tim
f. pekerjaan temporer
g. orientasi pada keterlibatan
O
O
1
Manajemen 2 dalam Gamitan Pendidikan
Organisasi Tradisional
Organisasi Kontemporer
h. manajer selalu mengambil keputusan
i. orientasi pada peraturan
j. tenaga kerja relatif homogen
k. hari kerja berkisar 9 ke 5
l. relasi yang hirarkis
m.bekerja dengan fasilitas organisasi selama jam tertentu
h. karyawan turut serta dalam pengambilan keputusan
i. orientasi pada pelanggan
j. tenaga kerja relatif bervariasi
k. hari kerja tidak dibatasi
l. relasi yang lateral dan jaringan
m.bekerja di man saja, kapan saja
Untuk merumuskan tujuan dan dengan apa mencapainya diperlukan suatu sistem manajemen.
A. PENGERTIAN MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur atau mengelola (yang diatur adalah semua unsur-unsur manajemen, yaitu: Men, Money, Methods, Materials, Machines, dan Market (6M)). Menurut Parker (Stoner & Freeman, 2000), manajemen ialah seni melaksanakan pekerjaan melalui tangan-tangan orang lain. Menurut George R. Terry (1960), manajemen adalah suatu proses (fungsi) nyata yang terjadi dalam aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menetapkan dan mencapai sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Berdasarkan ketiga konsep manajemen di atas, yang dimaksud dengan manajemen pendidikan adalah seni dan ilmu mengelola sumber daya pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.
B. TANGGUNG JAWAB MANAJER
Manajer merupakan anggota organisasi yang memberitahukan kepada anggota lain apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Seorang manager bertanggung jawab atas pencapaian sasaran organisasi melalui pemanfaatan sumber daya secara efektif dan efisien. Efektif berarti melakukan hal yang tepat dalam rangka mencapai sasaran atau peringkat tertentu sehingga manager mencapai tujuannya. Sementara efisien berarti melakukan hal dengan tepat untuk memaksimalkan pemanfaatan sumber daya. Tabel 1.2. Perbandingan Konsep Efektif dan Efisien
Efisien
Efektif
Melakukan sesuatu dengan tepat dan benar yaitu tidak memboroskan sumber daya
Melakukan hal yang tepat/dan benar
Output sebanyak-banyaknya dari sejumlah terkecil input yang diberikan
Melaksanakan segala aktivitas kerja yang akan membantu pencapaian tujuan organisasi
Berkenaan dengan harta atau peralatan
Berkenaan dengan akhir (tujuan)
Efisiensi berkenaan dengan memperoleh output sebanyak-banyaknya dari sejumlah terkecil input yang diberikan, (melakukan sesuatu dengan benar yaitu tidak memboroskan sumber daya). Keefektifan kerap kali digambarkan melakukan hal yang tepat dan benar, yaitu melaksanakan segala aktivitas kerja yang akan membantu pencapaian tujuan organisasi. Mantja (2000) membedakan antara manajer dengan leader. Perbedaan kedua pemimpin ini disajikan dalam tabel 1.3.
Manajemen 4 dalam Gamitan Pendidikan
Tabel 1.3. Perbedaan Manajer dengan Leader
Fokus Manajer
Fokus Leader
a. Tujuan
a. Visi (vision)
b. Banyak mengatakan bagaimana dan kapan
b. Banyak menawarkan apa dan mengapa
c. Berpikir dan bertindak jangka pendek
c. Berpikir dan bertindak jangka panjang
d. Organisasi dan struktur
d. Manusia
e. Otoriter
e. Demokratis
f. Pemeliharaan
f. Pengembangan
g. Pengadministrasian
g. Pengarahan
h. Prosedur
h. Kebijakan
i. Konsistensi
i. Keluwesan
j. Resiko dihindari
j. Resiko sebagai peluang
k. Efisiensi
k. Keefektifan
C. SUMBER DAYA BAGI MANAJER
Sumber daya bagi manajer adalah manusia, finansial, fisik dan informasi.
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Manager bertanggungjawab atas terlaksananya pekerjaan dengan adanya para tenaga kerja. Manusia merupakan sumber daya yang paling berharga bagi manager. Seorang manager tidak mungkin membuat seluruh gambaran tentang suatu usaha sendiri tanpa orang lain, tetapi hal itu dapat diselesaikan dengan bantuan para staf. Manager hendaknya mempekerjakan orang-orang yang terbaik sedapat mungkin, dan selanjutnya dilatih untuk mendapatkan sumber daya manusia yang profesional sehingga dapat memaksimalkan produksi.
Sumber Daya Finansial
Kebanyakan manager memiliki anggaran biaya untuk mengoperasikan usahanya dalam periode tertentu. Dengan kata lain anggaran menguraikan sumber daya finansial yang tersedia. Manager bertanggungjawab untuk memastikan bahwa tidak terjadi pemborosan penggunaan dana yang ada. Sebagai contoh: Manajer sendiri yang memasukkan uang tunai ke dalam laci kas sebelum toko dibuka. Dia juga memperkirakan biaya upah sebagai persentasi penjualan untuk mencapai target keuntungan. Manajer bertanggung jawab dalam hal memaksimalkan keuntungan di Perusahaan.
3. Sumber Daya Fisik
Agar pekerjaan tuntas secara efisien dan efektif membutuhkan sumber daya fisik, seperti: gedung, barang dagangan, etalase tempat memajang barang dagangan, komputer untuk merekam penjualan dan inventaris, juga mencakup inventaris di gudang dan perlengkapan seperti daftar harga, hanger, slip harga, dll. Manajer bertanggungjawab untuk menjaga perlengkapan tersebut dalam kondisi baik dan menjamin bahwa barang-barang yang diperlukan tersedia. Deadline tidak akan tercapai, penjualan saat ini dan bisnis di masa mendatang akan gagal jika sumber daya fisik ini tidak tersedia dan tidak digunakan serta tidak dipelihara dengan baik.
4. Sumber Daya Informasi
Manager membutuhkan informasi dari berbagai sumber. Komputer digunakan untuk menyimpan dan memperoleh informasi dari dalam dan antar perusahaan. Ketika manager memeriksa Voicemail, membuat panggilan
Manajemen 6 dalam Gamitan Pendidikan
telepon, memberi arahan pada pekerja untuk mengatur penampilan, dan menghadiri pertemuan, selalu menggunakan sumber informasi. Berbagi informasi dengan rekan kerja akan meningkatkan keberhasilannya sebagai manajer. Informasi berlanjut pada peningkatan hal-hal penting sebagai sarana dalam peningkatan kecepatan usaha bisnis dalam persaingan lingkungan global. Tingkat kinerja organisasi didasarkan pada seberapa efektif dan efisien para manager memanfaatkan sumber daya untuk mencapai sasaran. Manager bertanggungjawab mengevaluasi seberapa baik mereka dalam memperoleh sasaran dengan pemanfaatan sumber daya secara efektif dan efisien. Trend saat ini adalah menuntut manager mencapai sasaran dengan sumber daya yang lebih sedikit. Manager saat ini diharapkan bekerja sebagai team leader dengan anggota yang beraneka ragam.
D. KEMAMPUAN MANAJER
Menjadi seorang manajer yang sukses dibutuhkan sejumlah kemampuan yang harus dimiliki, antara lain: kemampuan teknis (technical skills), kemampuan komunikasi dan kemanusiaan (human and communication skills), kemampuan konseptual serta pengambilan keputusan (conceptual and decision-making skills).
1. Kemampuan Teknis (Technical Skills)
Kemampuan teknis adalah kemampuan manajer menggunakan metode dan teknik dalam melaksanakan suatu tugas. Sebagai contoh: Untuk membuat anggaran manager perlu menguasai program Excel. Manajer membutuhkan keahlian komputer untuk membuka toko, mengirim data, merekam hasil penjualan. Kebanyakan tenaga kerja
dipromosikan ke posisi manager karena kemapuan teknis mereka. Kemampuan teknis sangat luas sesuai dengan jenis pekerjaannya.
2. Kemampuan Komunikasi dan Kemanusiaan (Human and Communication Skills)
Kemampuan komunikasi dan kemanusiaan merupakan kemampuan manajer bekerja sama dengan anggota tim. Tanpa kemampuan komunikasi sangat sulit menjadi anggota tim atau manager yang efektif. Saat ini tenaga kerja ingin berpartisipasi dalam manajemen. Karena itu terdapat peningkatan penggunaan tim dengan penekanan pada hubungan manusiawi yang baik. Semakin serasi manajer dengan tenaga kerja akan semakin mempengaruhi keberhasilan dalam manajemen. Manajer tidak harus menyukai seseorang, meskipun itu benar-benar membantu, untuk dapat membangun hubungan kerja yang baik. Manajer banyak bekerja dengan tenaga kerja dan pelanggan karena itu kemampuan komunikasi yang baik sangat diperlukan untuk menjadi seorang manager. (Bagaimana bekerja dengan beragam individu, mengembangkan kemampuan SDM, berkomu-nikasi, memotivasi dan memimpin orang lain, mengelola tim, mengelola konflik, meningkatkan kinerja tenaga kerja), hal seperti ini yang diharapkan dari seorng manajer.
3. Kemampuan Konseptual dan Pengambilan Keputusan (Conceptual and Decision-Making Skills)
Kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan merupakan kemampuan manajer dalam memahami ide yang abstrak dan memilih alternatif dalam penyelesaian masalah.
Manajemen 8 dalam Gamitan Pendidikan
Istilah lain untuk kemampuan konseptual adalah berpikir sistem, atau kemampuan memahami suatu organisasi atau departemen secara keseluruhan dan pertalian antar bagiannya. Oleh karena bisnis berkompetisi dalam lingkungan global yang beragam secara kontinu, maka dibutuhkan analisis dan pengambilan keputusan yang kreatif, mengacu kepada pemikiran kritis, dalam menyelesaikan konflik dan mencari pemecahan masalah. Sebagai contoh bagian penting dari pekerjaan manager adalah menetapkan barang dagangan apa yang harus dijual, bagaimana tampilan dari dagangan, dan siapa yang harus dipekerjakan.
E. INDIKATOR KEMAMPUAN MANAJEMEN
Bagaimana mengukur kemampuan yang dimiliki seorang manajer? Agar dapat mengukur kemampuan tersebut dibutuhkan indikator-indikator yang menggambarkan penguasaan seorang manajer atas suatu kemampuan tertentu. Indikator-indikator yang dimaksud diuraikan sebagai berikut.
1. Kemampuan Interpersonal
a. Keahlian melatih dan menasehati
b. Keahlian bekerja dengan orang dan budaya yang berbeda
c. Membangun jaringan dalam organisasi
d. Membangun jaringan ke luar organisasi
e. Bekerja dalam tim, koperasi dan komitmen
2. Kemampuan Konseptual
a. Kemampuan menggunakan informasi dalam memecahkan masalah
b. Pengidentifikasian kesempatan untuk melakukan inovasi
c. Mengenali daerah masalah dan menerapkan pemecahan masalah
d. Memilih informasi kritis dari sejumlah besar data
e. Memahami penggunaan teknologi dalam bisnis
f. Memahami model bisnis organisasi
3. Keahlian Komunikasi
a. Kemampuan mentransformasi ide ke dalam kata dan tindakan
b. Kepercayaan antara rekan kerja, sejawat dan bawahan
c. Mendengar pertanyaan dan bertanya
d. Keahlian presentasi, format lisan
e. Keahlian presentasi, format tertulis dan grafis
4. Kemampuan tentang Keefektifan
a. Kontribusi terhadap misi perusahaan/tujuan instansi
b. Fokus pelanggan
c. Mengerjakan beberapa tugas sekaligus
d. Keahlian bernegosiasi
e. Pengelolaan proyek
f. Mereview operasi dan menerapkan perbaikan
g. Menata dan memelihara kinerja standar secara internal maupun eksternal
h. Menata perhatian dan tindakan yang menjadi prioritas
i. Mengelola waktu
Prof. Ghiselli (mengidentifikasi 6 karakter manager yang perlu dalam mendukung kesuksesannya: (1) Kemampuan sebagai supervisor (perencanaan, organisasi, kepemimpinan, kontrol), (2) Memiliki rasa butuh akan pencapaian hal-hal terkait dengan pekerjaan, (3) Inteligensi, (4) Ketegasan, (5) Kepercayaan terhadap kemampuan sendiri, dan (6) Inisiatif.
Manajemen 10 dalam Gamitan Pendidikan
F. EMPAT FUNGSI MANAJEMEN
Ada empat fungsi Manajemen yaitu: merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading) dan mengontrol (controlling).
1. Merencanakan (Planning)
Merencanakan adalah proses penataan tujuan-tujuan dan menetapkan sejak awal secara tepat bagaimana tujuan itu akan diperoleh. Contoh: jadwal para tenaga kerja, target pekerjaan yang harus dicapai, mengembangkan anggaran. Kemampuan merencanakan harus berdasar pada kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan yang tepat.
2. Mengorganisasi (Organizing)
Mengorganisasi adalah proses pendelegasian dan mengkoordinasi tugas-tugas dan sumber daya untuk mencapai tujuan. Bagian penting dari koordinasi adalah menetapkan anggota untuk aneka tugas dan pekerjaan. Bagian penting dari organisasi adalah staffing yaitu proses memilih, melatih dan mengevaluasi tenaga kerja. Kemampuan mengorganisasi berdasar pada kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan serta kemampuan komunikasi dan kemanusiaan.
3. Memimpin (Leading)
Memimpin adalah proses mempengaruhi pekerja agar bekerja ke arah pencapaian tujuan. Manager harus mengkomunikasikan tujuan dan memotivasi pekerja untuk mencapainya baik secara individu maupun dalam tim. Kemampuan memimpin berdasar pada kemampuan komunikasi dan kemanusiaan.
4. Mengontrol (Controlling)
Mengontrol adalah proses menyediakan dan menerapkan mekanisme untuk memastikan bahwa tujuan tercapai. Bagian penting dari Controlling adalah mengukur kemajuan berkenaan dengan pencapaian tujuan dan pengambilan tindakan koreksi jika diperlukan. Kemampuan mengontrol berdasar pada kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan serta kemampuan komunikasi dan kemanusiaan. Semua fungsi ini untuk mengarahkan kepada pencapaian tujuan organisasi yang telah dinyatakan. Tabel 1.4. Empat Fungsi Manajemen
Merencanakan
Mengorganisasi
Memimpin
Mengendalikan
Menetapkan tujuan; Menetapkan strategi; Mengembangkan rencana untuk mengordinasi kegiatan
Menetapkan apa yang perlu dikerjakan; Bagaimana mengerjakannya; Siapa yang mengerjakan
Memotivasi, memimpin, dan tindakan lain yang tercakup dalam hubungan dengan masyarakat
Memonitor kegiatan untuk memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan rencana
Adakalanya di samping menjalankan fungsi manajemen, seorang manajer juga menjalankan fungsi non manajemen. Namun demikian, semakin tinggi tingkatan manajer maka semakin berkurang fungsi non manajemennya. Sebagai contoh working manager juga melakukan fungsi non-manajemen seperti: menunggu pelanggan secara langsung, mengkopi analisis bisnis yang sedang dikerjakan. Pada tingkat general manager fungsi non-manajemen semakin berkurang dan district manager tanpa fungsi non-manajemen sama sekali.
Selanjutnya bagaimanakah sistem relasi antar keempat fungsi manajemen ini. Keempat fungsi manajemen bukan merupakan proses linier. Artinya manager tidak selalu
Manajemen 12 dalam Gamitan Pendidikan
merencanakan terlebih dahulu lalu mengorganisasi kemudian memimpin dan akhirnya mengontrol. Keempat fungsi tersebut terpisah namun memiliki kaitan. Manager kerap melakukan keempat fungsi ini secara bersamaan. Bahkan setiap fungsi tergantung pada fungsi yang lain.
G. PERAN MANAJEMEN (MANAGEMENT ROLES)
Peran (role) merupakan sekumpulan harapan atau dugaan tentang bagaimana perilaku seseorang terhadap situasi yang diberikan. Mintzberg mengelompokkan peran manajemen ke dalam tiga kategori, yaitu: berkenaan dengan interpersonal, informasi dan keputusan.
1. Peran Intrepersonal (Interpersonal Roles)
Mencakup wakil pemimpin (figurehead), pemimpin (leader) dan penghubung (liaison). (a) Menjalankan peran wakil pimpinan (figurehead) saat mewakili organisasi dalam perayaan atau kegiatan simbolik, (b) Menjalankan peran pemimpin (leader) saat memotivasi, melatih, berkomunikasi dan mempengaruhi yang lain, (c) Menjalankan peran penghubung (liaison) saat berinteraksi dengan masyarakat luar.
2. Peran Terkait Informasi (Informational Roles)
Mencakup pemantau (monitor), penyebar (disseminator), dan juru bicara (spokesperson). (a) Menjalankan peran pemantau (monitor) ketika membaca dan berbicara kepada orang lain untuk mengumpulkan informasi, (b) Menjalankan peran penyebar (disseminator) ketika mengirimkan informasi kepada yang lain, (c) Menjalankan peran juru bicara (spokesperson) ketika menyediakan informasi kepada masyarakat di luar organisasi.
3. Peran Terkait Keputusan (Decisional Roles)
Mencakup peran sebagai pengusaha (entrepreneur), yang menangani gangguan (disturbance-handler), pembagi sumber daya (resource-allocator) dan juru runding (negotiator). (a) Menjalankan peran pengusaha (entrepreneur) ketika menginovasi dan memulai suatu perbaikan, (b) Menjalankan peran yang menangani gangguan (disturbance-handler) ketika mengambil tindakan koreksi dalam situasi perselisihan atau krisis, (c) Menjalankan peran pembagi sumber daya (resource-allocator) ketika menyusun jadwal, memohon pelimpahan wewenang, penyusunan anggaran dan program kegiatan, (d) Menjalankan peran juru runding (negotiator) ketika mewakili departemen atau organisasi dalam transaksi non rutin. Ketika manajer melaksanakan peran, kegiatannya juga mencakup berpikir reflektif (berpikir dengan bijak) dan bertindak (kegiatan praktis). Ketika manajer berefleksi berarti mereka berpikir, merenung dan berkontemplasi, manager bertindak mereka melakukan sesuatu, menjalani, dan secara aktif terlibat. Tabel 1.5. Deskripsi Peran Manajer
Peran
Deskripsi
Contoh Aktivitas
Peran Interpersonal
Wakil pimpinan (Figurehead)
Pemimpin simbolis, wajib melakukan sejumlah tugas rutin dari lingkungan legal maupun sosial
Memberi salam kepada pengunjung, menandatangani dokumen resmi
Pemimpin (Leader)
Bertanggungjawab atas motivasi bawahan, bertanggungjawab atas pengangkatan pegawai, pelatihan dan tugas yang berhubungan
Melaksanakan dengan sesungguhnya semua kegiatan yang terkait dengan bawahan
Manajemen 14 dalam Gamitan Pendidikan
Peran
Deskripsi
Contoh Aktivitas
Penghubung (Liaison)
Menegakkan jaringan yang dikembangkan sendiri terhadap hubungan atau sumber informasi dari luar yang menyediakan bantuan dan informasi
Mengesahkan surat, mengerjakan pekerjaan luar dewan, melaksanakan kegiatan lain yang terkait dengan masyarakat luar
Peran terkait Informasi
Monitor
Mencari dan menerima informasi yang sangat beragam baik internal dan eksternal untuk mengembangkan pemahaman menyeluruh mengenai organisasi dan lingkungan.
Membaca laporan berkala, membangun kontak personal
Penyebar Informasi
Mengirimkan informasi yang diterima dari luar atau bawahan kepada anggota organisasi
Menangani pertemuan informasional, melakukan panggilan telepon untuk menyebarkan informasi,
Juru bicara
Mengirimkan informasi kepada pihak luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi
Menangani pertemuan dewan, memberi informasi ke media
Peran terkait keputusan
Pengusaha (Entrepreneur)
Menelusuri kepentingan organisasi dan lingkungan dan memprakarsai “proyek perbaikan” untuk membawa perubahan
Mengorganisasi strategi dan sesi review untuk mengembangkan program baru
Yang Menangani Gangguan (Disturbance-Handler)
Bertanggungjawab atas tindakan perbaikan/ koreksi ketika organisasi berhadapan dengan gangguan yang penting dan tak diharapkan
Mengorganisasi strategi dan sesi review yang terkait dengan gangguan dan krisis
Pembagi Sumber Daya (resource-allocator)
Bertanggungjawab atas pengalokasian segala jenis sumber daya organisasi – membuat atau menyetujui semua keputusan organisasi yang signifikan
Membuat jadwal, memohon otorisasi, melaksanakan segala kegiatan yang terkait dengan pengangguran dan pemrograman pekerjaan bawahan
Juru Runding (Negotiator)
Bertanggungjawab untuk mewakili organisasi pada negosiasi besar.
Turut berpartisipasi dalam negosiasi perjanjian serikat kerja
H. TIGA LEVEL MANAJEMEN
Terdapat tiga tingkatan manajemen yaitu: manajer puncak, manajer menengah dan manajer awal. Perbedaan masing-masing tingkatan manajer ini diuraikan sebagai berikut.
a. Manager Puncak (Top Manager)
Merupakan posisi eksekutif, sering disebut ketua dewan, chief executive officer (CEO), presiden (president) atau wakil presiden. Bertanggungjawab mengelola keseluruhan organisasi atau bagian besarnya. Mereka mengembangkan dan mendefinisikan arah, tujuan, strategi dan rencana jangka panjang organisasi. Melaporkan kepada eksekutif lain atau dewan direksi dan mengawasi kegiatan manager menengah.
Manajemen 16 dalam Gamitan Pendidikan
b. Manager Menengah (Middle Manager)
Sering disebut sales manager, manager cabang, kepala instansi. Bertanggung jawab dalam menerapkan strategi dari manager puncak dengan mengembangkan rencana operasi jangka pendek. Melapor pada eksekutif dan memantau pekerjaan manager awal.
c. Manager Awal (First-line Manager)
Sering disebut supervisor, kepala perawat, office manager. Bertanggungjawab menerapkan rencana operasi manager menengah. Melapor pada manager menengah dan memantau karyawan. Karyawan adalah pekerja dalam suatu organisasi yang tidak memegang posisi manager. Melapor pada manajer awal, menjalankan kegiatan produksi, menunggu pelanggan, melakukan perbaikan, dll.
I. JENIS MANAJER
Secara umum terdapat tiga jenis manajer yaitu: manajer umum (general), fungsional (functional) dan proyek (project)
1. General manager memantau kegiatan beberapa instansi yang menjalankan beberapa kegiatan yang berbeda.
2. Fungsional manager memantau kegiatan terkait dengan tugas tertentu. Empat wilayah yang biasanya di bawah manager fungsional adalah manajemen operasi/produksi, marketing, finansial/akunting dan sumber daya manusia.
a. Manager Produksi bertanggungjawab dalam pembuatan produksi, sementara manager operasi bertanggungjawab menyediakan layanan.
b. Manager Marketing bertanggungjawab menjual dan mengiklankan produk dan layanan
Manager Akunting bertanggungjawab membuat catatan penjualan dan pengeluaran (menerangkan pemasukan dan pengeluaran) serta menetapkan keuntungan. Sementara Manager Finansial bertanggungjawab dalam memperoleh dana yang dibutuhkan dan penanaman modal.
d. Manager Sumber Daya Manusia bertanggungjawab meramalkan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang, perekrutan, seleksi, evaluasi dan memberi ganti rugi kepada karyawan. Manager ini juga memastikan bahwa karyawan mengikuti panduan dan peraturan resmi.
3. Manager Proyek mengkoordinasi karyawan dan sumber daya lain lintas beberapa instansi fungsional untuk menyelesaikan tugas tertentu, sebagai contoh: mengembangkan dan memproduksi barang-barang tertentu sesuai dengan kebutuhan konsumen. Tingkatan dan fungsi manajemen dapat dilihat sebagai berikut.
Gambar 1.1. Tingkatan dan Fungsi Manajemen
Kecenderungan manajemen saat ini adalah memotong tingkatan manajemen, khususnya manajer menengah, dan
Presiden
Manajemen puncak
Manager Marketing
Manager Operasi
Manager Finansial
Manager SDM
Supervisor periklanan
Supervisor penjualan
Supervisor produk A
Supervisor produk B
Supervisor Akunting
Supervisor finansial
Supervisor keuntungan
Supervisor pelatihan
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
Manajemen menengah
Manajemen awal - Supervisor
Nonmanajemen –Karyawan Pelaksana
Manajemen 18 dalam Gamitan Pendidikan
menjembatani kesenjangan antar tingkatan manajemen. Organisasi juga mengembangkan struktur manajemen yang tidak kaku.
J. HUBUNGAN KEMAMPUAN, TINGKATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN
Setiap tingkatan manajemen perlu menguasai keempat kemampuan manajemen, namun kemampuan mana yang paling dibutuhkan pada masing-masing tingkatan? Tentu saja seluruh tingkat manajemen harus menguasai kemampuan komunikasi dan kemanusiaan, sebab tanpa kemampuan ini seorang manajer tidak dapat menjalankan fungsinya dengan maksimal. Sebagaimana diuraikan sebelumnya manajer awal perlu menguasai kemampuan teknis. Demikian juga halnya dengan manajer tingkat menengah, meskipun lebih sedikit dibanding dengan manajer awal. Manajer puncak wajib menguasai kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan sebab kebijakan dan arah organisasi menjadi tanggung jawabnya. Manajer tingkat menengah juga perlu menguasai kemampuan ini hingga taraf tertentu. Tabel 1.6. Hubungan Tingkatan Manajer dan Kemampuan
Kemampuan
Tingkatan Manajer
Puncak
Menengah
Awal
Komunikasi dan kemanusiaan
Konseptual dan pengambilan keputusan
Teknis
Manager menengah perlu menyeimbangkan ketiga kemampuan, namun kebutuhan itu bervariasi untuk tiap organisasi. Semua manager melaksanakan empat fungsi manajemen namun tiap tingkatan menyediakan waktu yang
rganisasi adalah kelompok manusia yang dibentuk dengan sengaja untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Tiga karakteristik umum organisasi antara lain:
1. Setiap organisasi memiliki tujuan berbeda,
2. Setiap organisasi terdiri dari beberapa manusia,
3. Semua organisasi mengembangkan struktur yang sesuai sehingga anggotanya dapat melaksanakan pekerjaannya.
Namun sifat dasar dari organisasi itu sendiri telah berubah karena dunia sekelilingnya berubah sesuai dengan perkembangan zaman, misalnya perubahan sosial. ekonomi, ilmu pengetahuan dan teknologi, dan lain-lain. Dengan demikian untuk mencapai tujuan organisasi harus memikirkan cara baru. Tabel 1.1. Perbandingan Organisasi Tradisional dan Kontemporer
Organisasi Tradisional
Organisasi Kontemporer
a. stabil
b. tidak fleksibel
c. fokus pada pekerjaan
d. pekerjaan didefinisikan berdasarkan posisi kerja
e. orientasi secara individu
f. pekerjaan tetap
g. orientasi pada perintah
a. dinamis
b. fleksibel
c. fokus pada keahlian
d. pekerjaan didefinisikan berdasarkan tugas yang harus diselesaikan
e. orientasi secara tim
f. pekerjaan temporer
g. orientasi pada keterlibatan
O
O
1
Manajemen 2 dalam Gamitan Pendidikan
Organisasi Tradisional
Organisasi Kontemporer
h. manajer selalu mengambil keputusan
i. orientasi pada peraturan
j. tenaga kerja relatif homogen
k. hari kerja berkisar 9 ke 5
l. relasi yang hirarkis
m.bekerja dengan fasilitas organisasi selama jam tertentu
h. karyawan turut serta dalam pengambilan keputusan
i. orientasi pada pelanggan
j. tenaga kerja relatif bervariasi
k. hari kerja tidak dibatasi
l. relasi yang lateral dan jaringan
m.bekerja di man saja, kapan saja
Untuk merumuskan tujuan dan dengan apa mencapainya diperlukan suatu sistem manajemen.
A. PENGERTIAN MANAJEMEN
Manajemen berasal dari kata to manage yang artinya mengatur atau mengelola (yang diatur adalah semua unsur-unsur manajemen, yaitu: Men, Money, Methods, Materials, Machines, dan Market (6M)). Menurut Parker (Stoner & Freeman, 2000), manajemen ialah seni melaksanakan pekerjaan melalui tangan-tangan orang lain. Menurut George R. Terry (1960), manajemen adalah suatu proses (fungsi) nyata yang terjadi dalam aktivitas perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan yang dilakukan untuk menetapkan dan mencapai sasaran melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya. Berdasarkan ketiga konsep manajemen di atas, yang dimaksud dengan manajemen pendidikan adalah seni dan ilmu mengelola sumber daya pendidikan untuk mencapai tujuan pendidikan secara efektif dan efisien.
B. TANGGUNG JAWAB MANAJER
Manajer merupakan anggota organisasi yang memberitahukan kepada anggota lain apa yang harus dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Seorang manager bertanggung jawab atas pencapaian sasaran organisasi melalui pemanfaatan sumber daya secara efektif dan efisien. Efektif berarti melakukan hal yang tepat dalam rangka mencapai sasaran atau peringkat tertentu sehingga manager mencapai tujuannya. Sementara efisien berarti melakukan hal dengan tepat untuk memaksimalkan pemanfaatan sumber daya. Tabel 1.2. Perbandingan Konsep Efektif dan Efisien
Efisien
Efektif
Melakukan sesuatu dengan tepat dan benar yaitu tidak memboroskan sumber daya
Melakukan hal yang tepat/dan benar
Output sebanyak-banyaknya dari sejumlah terkecil input yang diberikan
Melaksanakan segala aktivitas kerja yang akan membantu pencapaian tujuan organisasi
Berkenaan dengan harta atau peralatan
Berkenaan dengan akhir (tujuan)
Efisiensi berkenaan dengan memperoleh output sebanyak-banyaknya dari sejumlah terkecil input yang diberikan, (melakukan sesuatu dengan benar yaitu tidak memboroskan sumber daya). Keefektifan kerap kali digambarkan melakukan hal yang tepat dan benar, yaitu melaksanakan segala aktivitas kerja yang akan membantu pencapaian tujuan organisasi. Mantja (2000) membedakan antara manajer dengan leader. Perbedaan kedua pemimpin ini disajikan dalam tabel 1.3.
Manajemen 4 dalam Gamitan Pendidikan
Tabel 1.3. Perbedaan Manajer dengan Leader
Fokus Manajer
Fokus Leader
a. Tujuan
a. Visi (vision)
b. Banyak mengatakan bagaimana dan kapan
b. Banyak menawarkan apa dan mengapa
c. Berpikir dan bertindak jangka pendek
c. Berpikir dan bertindak jangka panjang
d. Organisasi dan struktur
d. Manusia
e. Otoriter
e. Demokratis
f. Pemeliharaan
f. Pengembangan
g. Pengadministrasian
g. Pengarahan
h. Prosedur
h. Kebijakan
i. Konsistensi
i. Keluwesan
j. Resiko dihindari
j. Resiko sebagai peluang
k. Efisiensi
k. Keefektifan
C. SUMBER DAYA BAGI MANAJER
Sumber daya bagi manajer adalah manusia, finansial, fisik dan informasi.
1. Sumber Daya Manusia (SDM)
Manager bertanggungjawab atas terlaksananya pekerjaan dengan adanya para tenaga kerja. Manusia merupakan sumber daya yang paling berharga bagi manager. Seorang manager tidak mungkin membuat seluruh gambaran tentang suatu usaha sendiri tanpa orang lain, tetapi hal itu dapat diselesaikan dengan bantuan para staf. Manager hendaknya mempekerjakan orang-orang yang terbaik sedapat mungkin, dan selanjutnya dilatih untuk mendapatkan sumber daya manusia yang profesional sehingga dapat memaksimalkan produksi.
Sumber Daya Finansial
Kebanyakan manager memiliki anggaran biaya untuk mengoperasikan usahanya dalam periode tertentu. Dengan kata lain anggaran menguraikan sumber daya finansial yang tersedia. Manager bertanggungjawab untuk memastikan bahwa tidak terjadi pemborosan penggunaan dana yang ada. Sebagai contoh: Manajer sendiri yang memasukkan uang tunai ke dalam laci kas sebelum toko dibuka. Dia juga memperkirakan biaya upah sebagai persentasi penjualan untuk mencapai target keuntungan. Manajer bertanggung jawab dalam hal memaksimalkan keuntungan di Perusahaan.
3. Sumber Daya Fisik
Agar pekerjaan tuntas secara efisien dan efektif membutuhkan sumber daya fisik, seperti: gedung, barang dagangan, etalase tempat memajang barang dagangan, komputer untuk merekam penjualan dan inventaris, juga mencakup inventaris di gudang dan perlengkapan seperti daftar harga, hanger, slip harga, dll. Manajer bertanggungjawab untuk menjaga perlengkapan tersebut dalam kondisi baik dan menjamin bahwa barang-barang yang diperlukan tersedia. Deadline tidak akan tercapai, penjualan saat ini dan bisnis di masa mendatang akan gagal jika sumber daya fisik ini tidak tersedia dan tidak digunakan serta tidak dipelihara dengan baik.
4. Sumber Daya Informasi
Manager membutuhkan informasi dari berbagai sumber. Komputer digunakan untuk menyimpan dan memperoleh informasi dari dalam dan antar perusahaan. Ketika manager memeriksa Voicemail, membuat panggilan
Manajemen 6 dalam Gamitan Pendidikan
telepon, memberi arahan pada pekerja untuk mengatur penampilan, dan menghadiri pertemuan, selalu menggunakan sumber informasi. Berbagi informasi dengan rekan kerja akan meningkatkan keberhasilannya sebagai manajer. Informasi berlanjut pada peningkatan hal-hal penting sebagai sarana dalam peningkatan kecepatan usaha bisnis dalam persaingan lingkungan global. Tingkat kinerja organisasi didasarkan pada seberapa efektif dan efisien para manager memanfaatkan sumber daya untuk mencapai sasaran. Manager bertanggungjawab mengevaluasi seberapa baik mereka dalam memperoleh sasaran dengan pemanfaatan sumber daya secara efektif dan efisien. Trend saat ini adalah menuntut manager mencapai sasaran dengan sumber daya yang lebih sedikit. Manager saat ini diharapkan bekerja sebagai team leader dengan anggota yang beraneka ragam.
D. KEMAMPUAN MANAJER
Menjadi seorang manajer yang sukses dibutuhkan sejumlah kemampuan yang harus dimiliki, antara lain: kemampuan teknis (technical skills), kemampuan komunikasi dan kemanusiaan (human and communication skills), kemampuan konseptual serta pengambilan keputusan (conceptual and decision-making skills).
1. Kemampuan Teknis (Technical Skills)
Kemampuan teknis adalah kemampuan manajer menggunakan metode dan teknik dalam melaksanakan suatu tugas. Sebagai contoh: Untuk membuat anggaran manager perlu menguasai program Excel. Manajer membutuhkan keahlian komputer untuk membuka toko, mengirim data, merekam hasil penjualan. Kebanyakan tenaga kerja
dipromosikan ke posisi manager karena kemapuan teknis mereka. Kemampuan teknis sangat luas sesuai dengan jenis pekerjaannya.
2. Kemampuan Komunikasi dan Kemanusiaan (Human and Communication Skills)
Kemampuan komunikasi dan kemanusiaan merupakan kemampuan manajer bekerja sama dengan anggota tim. Tanpa kemampuan komunikasi sangat sulit menjadi anggota tim atau manager yang efektif. Saat ini tenaga kerja ingin berpartisipasi dalam manajemen. Karena itu terdapat peningkatan penggunaan tim dengan penekanan pada hubungan manusiawi yang baik. Semakin serasi manajer dengan tenaga kerja akan semakin mempengaruhi keberhasilan dalam manajemen. Manajer tidak harus menyukai seseorang, meskipun itu benar-benar membantu, untuk dapat membangun hubungan kerja yang baik. Manajer banyak bekerja dengan tenaga kerja dan pelanggan karena itu kemampuan komunikasi yang baik sangat diperlukan untuk menjadi seorang manager. (Bagaimana bekerja dengan beragam individu, mengembangkan kemampuan SDM, berkomu-nikasi, memotivasi dan memimpin orang lain, mengelola tim, mengelola konflik, meningkatkan kinerja tenaga kerja), hal seperti ini yang diharapkan dari seorng manajer.
3. Kemampuan Konseptual dan Pengambilan Keputusan (Conceptual and Decision-Making Skills)
Kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan merupakan kemampuan manajer dalam memahami ide yang abstrak dan memilih alternatif dalam penyelesaian masalah.
Manajemen 8 dalam Gamitan Pendidikan
Istilah lain untuk kemampuan konseptual adalah berpikir sistem, atau kemampuan memahami suatu organisasi atau departemen secara keseluruhan dan pertalian antar bagiannya. Oleh karena bisnis berkompetisi dalam lingkungan global yang beragam secara kontinu, maka dibutuhkan analisis dan pengambilan keputusan yang kreatif, mengacu kepada pemikiran kritis, dalam menyelesaikan konflik dan mencari pemecahan masalah. Sebagai contoh bagian penting dari pekerjaan manager adalah menetapkan barang dagangan apa yang harus dijual, bagaimana tampilan dari dagangan, dan siapa yang harus dipekerjakan.
E. INDIKATOR KEMAMPUAN MANAJEMEN
Bagaimana mengukur kemampuan yang dimiliki seorang manajer? Agar dapat mengukur kemampuan tersebut dibutuhkan indikator-indikator yang menggambarkan penguasaan seorang manajer atas suatu kemampuan tertentu. Indikator-indikator yang dimaksud diuraikan sebagai berikut.
1. Kemampuan Interpersonal
a. Keahlian melatih dan menasehati
b. Keahlian bekerja dengan orang dan budaya yang berbeda
c. Membangun jaringan dalam organisasi
d. Membangun jaringan ke luar organisasi
e. Bekerja dalam tim, koperasi dan komitmen
2. Kemampuan Konseptual
a. Kemampuan menggunakan informasi dalam memecahkan masalah
b. Pengidentifikasian kesempatan untuk melakukan inovasi
c. Mengenali daerah masalah dan menerapkan pemecahan masalah
d. Memilih informasi kritis dari sejumlah besar data
e. Memahami penggunaan teknologi dalam bisnis
f. Memahami model bisnis organisasi
3. Keahlian Komunikasi
a. Kemampuan mentransformasi ide ke dalam kata dan tindakan
b. Kepercayaan antara rekan kerja, sejawat dan bawahan
c. Mendengar pertanyaan dan bertanya
d. Keahlian presentasi, format lisan
e. Keahlian presentasi, format tertulis dan grafis
4. Kemampuan tentang Keefektifan
a. Kontribusi terhadap misi perusahaan/tujuan instansi
b. Fokus pelanggan
c. Mengerjakan beberapa tugas sekaligus
d. Keahlian bernegosiasi
e. Pengelolaan proyek
f. Mereview operasi dan menerapkan perbaikan
g. Menata dan memelihara kinerja standar secara internal maupun eksternal
h. Menata perhatian dan tindakan yang menjadi prioritas
i. Mengelola waktu
Prof. Ghiselli (mengidentifikasi 6 karakter manager yang perlu dalam mendukung kesuksesannya: (1) Kemampuan sebagai supervisor (perencanaan, organisasi, kepemimpinan, kontrol), (2) Memiliki rasa butuh akan pencapaian hal-hal terkait dengan pekerjaan, (3) Inteligensi, (4) Ketegasan, (5) Kepercayaan terhadap kemampuan sendiri, dan (6) Inisiatif.
Manajemen 10 dalam Gamitan Pendidikan
F. EMPAT FUNGSI MANAJEMEN
Ada empat fungsi Manajemen yaitu: merencanakan (planning), mengorganisasi (organizing), memimpin (leading) dan mengontrol (controlling).
1. Merencanakan (Planning)
Merencanakan adalah proses penataan tujuan-tujuan dan menetapkan sejak awal secara tepat bagaimana tujuan itu akan diperoleh. Contoh: jadwal para tenaga kerja, target pekerjaan yang harus dicapai, mengembangkan anggaran. Kemampuan merencanakan harus berdasar pada kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan yang tepat.
2. Mengorganisasi (Organizing)
Mengorganisasi adalah proses pendelegasian dan mengkoordinasi tugas-tugas dan sumber daya untuk mencapai tujuan. Bagian penting dari koordinasi adalah menetapkan anggota untuk aneka tugas dan pekerjaan. Bagian penting dari organisasi adalah staffing yaitu proses memilih, melatih dan mengevaluasi tenaga kerja. Kemampuan mengorganisasi berdasar pada kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan serta kemampuan komunikasi dan kemanusiaan.
3. Memimpin (Leading)
Memimpin adalah proses mempengaruhi pekerja agar bekerja ke arah pencapaian tujuan. Manager harus mengkomunikasikan tujuan dan memotivasi pekerja untuk mencapainya baik secara individu maupun dalam tim. Kemampuan memimpin berdasar pada kemampuan komunikasi dan kemanusiaan.
4. Mengontrol (Controlling)
Mengontrol adalah proses menyediakan dan menerapkan mekanisme untuk memastikan bahwa tujuan tercapai. Bagian penting dari Controlling adalah mengukur kemajuan berkenaan dengan pencapaian tujuan dan pengambilan tindakan koreksi jika diperlukan. Kemampuan mengontrol berdasar pada kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan serta kemampuan komunikasi dan kemanusiaan. Semua fungsi ini untuk mengarahkan kepada pencapaian tujuan organisasi yang telah dinyatakan. Tabel 1.4. Empat Fungsi Manajemen
Merencanakan
Mengorganisasi
Memimpin
Mengendalikan
Menetapkan tujuan; Menetapkan strategi; Mengembangkan rencana untuk mengordinasi kegiatan
Menetapkan apa yang perlu dikerjakan; Bagaimana mengerjakannya; Siapa yang mengerjakan
Memotivasi, memimpin, dan tindakan lain yang tercakup dalam hubungan dengan masyarakat
Memonitor kegiatan untuk memastikan bahwa organisasi berjalan sesuai dengan rencana
Adakalanya di samping menjalankan fungsi manajemen, seorang manajer juga menjalankan fungsi non manajemen. Namun demikian, semakin tinggi tingkatan manajer maka semakin berkurang fungsi non manajemennya. Sebagai contoh working manager juga melakukan fungsi non-manajemen seperti: menunggu pelanggan secara langsung, mengkopi analisis bisnis yang sedang dikerjakan. Pada tingkat general manager fungsi non-manajemen semakin berkurang dan district manager tanpa fungsi non-manajemen sama sekali.
Selanjutnya bagaimanakah sistem relasi antar keempat fungsi manajemen ini. Keempat fungsi manajemen bukan merupakan proses linier. Artinya manager tidak selalu
Manajemen 12 dalam Gamitan Pendidikan
merencanakan terlebih dahulu lalu mengorganisasi kemudian memimpin dan akhirnya mengontrol. Keempat fungsi tersebut terpisah namun memiliki kaitan. Manager kerap melakukan keempat fungsi ini secara bersamaan. Bahkan setiap fungsi tergantung pada fungsi yang lain.
G. PERAN MANAJEMEN (MANAGEMENT ROLES)
Peran (role) merupakan sekumpulan harapan atau dugaan tentang bagaimana perilaku seseorang terhadap situasi yang diberikan. Mintzberg mengelompokkan peran manajemen ke dalam tiga kategori, yaitu: berkenaan dengan interpersonal, informasi dan keputusan.
1. Peran Intrepersonal (Interpersonal Roles)
Mencakup wakil pemimpin (figurehead), pemimpin (leader) dan penghubung (liaison). (a) Menjalankan peran wakil pimpinan (figurehead) saat mewakili organisasi dalam perayaan atau kegiatan simbolik, (b) Menjalankan peran pemimpin (leader) saat memotivasi, melatih, berkomunikasi dan mempengaruhi yang lain, (c) Menjalankan peran penghubung (liaison) saat berinteraksi dengan masyarakat luar.
2. Peran Terkait Informasi (Informational Roles)
Mencakup pemantau (monitor), penyebar (disseminator), dan juru bicara (spokesperson). (a) Menjalankan peran pemantau (monitor) ketika membaca dan berbicara kepada orang lain untuk mengumpulkan informasi, (b) Menjalankan peran penyebar (disseminator) ketika mengirimkan informasi kepada yang lain, (c) Menjalankan peran juru bicara (spokesperson) ketika menyediakan informasi kepada masyarakat di luar organisasi.
3. Peran Terkait Keputusan (Decisional Roles)
Mencakup peran sebagai pengusaha (entrepreneur), yang menangani gangguan (disturbance-handler), pembagi sumber daya (resource-allocator) dan juru runding (negotiator). (a) Menjalankan peran pengusaha (entrepreneur) ketika menginovasi dan memulai suatu perbaikan, (b) Menjalankan peran yang menangani gangguan (disturbance-handler) ketika mengambil tindakan koreksi dalam situasi perselisihan atau krisis, (c) Menjalankan peran pembagi sumber daya (resource-allocator) ketika menyusun jadwal, memohon pelimpahan wewenang, penyusunan anggaran dan program kegiatan, (d) Menjalankan peran juru runding (negotiator) ketika mewakili departemen atau organisasi dalam transaksi non rutin. Ketika manajer melaksanakan peran, kegiatannya juga mencakup berpikir reflektif (berpikir dengan bijak) dan bertindak (kegiatan praktis). Ketika manajer berefleksi berarti mereka berpikir, merenung dan berkontemplasi, manager bertindak mereka melakukan sesuatu, menjalani, dan secara aktif terlibat. Tabel 1.5. Deskripsi Peran Manajer
Peran
Deskripsi
Contoh Aktivitas
Peran Interpersonal
Wakil pimpinan (Figurehead)
Pemimpin simbolis, wajib melakukan sejumlah tugas rutin dari lingkungan legal maupun sosial
Memberi salam kepada pengunjung, menandatangani dokumen resmi
Pemimpin (Leader)
Bertanggungjawab atas motivasi bawahan, bertanggungjawab atas pengangkatan pegawai, pelatihan dan tugas yang berhubungan
Melaksanakan dengan sesungguhnya semua kegiatan yang terkait dengan bawahan
Manajemen 14 dalam Gamitan Pendidikan
Peran
Deskripsi
Contoh Aktivitas
Penghubung (Liaison)
Menegakkan jaringan yang dikembangkan sendiri terhadap hubungan atau sumber informasi dari luar yang menyediakan bantuan dan informasi
Mengesahkan surat, mengerjakan pekerjaan luar dewan, melaksanakan kegiatan lain yang terkait dengan masyarakat luar
Peran terkait Informasi
Monitor
Mencari dan menerima informasi yang sangat beragam baik internal dan eksternal untuk mengembangkan pemahaman menyeluruh mengenai organisasi dan lingkungan.
Membaca laporan berkala, membangun kontak personal
Penyebar Informasi
Mengirimkan informasi yang diterima dari luar atau bawahan kepada anggota organisasi
Menangani pertemuan informasional, melakukan panggilan telepon untuk menyebarkan informasi,
Juru bicara
Mengirimkan informasi kepada pihak luar mengenai rencana, kebijakan, tindakan dan hasil organisasi
Menangani pertemuan dewan, memberi informasi ke media
Peran terkait keputusan
Pengusaha (Entrepreneur)
Menelusuri kepentingan organisasi dan lingkungan dan memprakarsai “proyek perbaikan” untuk membawa perubahan
Mengorganisasi strategi dan sesi review untuk mengembangkan program baru
Yang Menangani Gangguan (Disturbance-Handler)
Bertanggungjawab atas tindakan perbaikan/ koreksi ketika organisasi berhadapan dengan gangguan yang penting dan tak diharapkan
Mengorganisasi strategi dan sesi review yang terkait dengan gangguan dan krisis
Pembagi Sumber Daya (resource-allocator)
Bertanggungjawab atas pengalokasian segala jenis sumber daya organisasi – membuat atau menyetujui semua keputusan organisasi yang signifikan
Membuat jadwal, memohon otorisasi, melaksanakan segala kegiatan yang terkait dengan pengangguran dan pemrograman pekerjaan bawahan
Juru Runding (Negotiator)
Bertanggungjawab untuk mewakili organisasi pada negosiasi besar.
Turut berpartisipasi dalam negosiasi perjanjian serikat kerja
H. TIGA LEVEL MANAJEMEN
Terdapat tiga tingkatan manajemen yaitu: manajer puncak, manajer menengah dan manajer awal. Perbedaan masing-masing tingkatan manajer ini diuraikan sebagai berikut.
a. Manager Puncak (Top Manager)
Merupakan posisi eksekutif, sering disebut ketua dewan, chief executive officer (CEO), presiden (president) atau wakil presiden. Bertanggungjawab mengelola keseluruhan organisasi atau bagian besarnya. Mereka mengembangkan dan mendefinisikan arah, tujuan, strategi dan rencana jangka panjang organisasi. Melaporkan kepada eksekutif lain atau dewan direksi dan mengawasi kegiatan manager menengah.
Manajemen 16 dalam Gamitan Pendidikan
b. Manager Menengah (Middle Manager)
Sering disebut sales manager, manager cabang, kepala instansi. Bertanggung jawab dalam menerapkan strategi dari manager puncak dengan mengembangkan rencana operasi jangka pendek. Melapor pada eksekutif dan memantau pekerjaan manager awal.
c. Manager Awal (First-line Manager)
Sering disebut supervisor, kepala perawat, office manager. Bertanggungjawab menerapkan rencana operasi manager menengah. Melapor pada manager menengah dan memantau karyawan. Karyawan adalah pekerja dalam suatu organisasi yang tidak memegang posisi manager. Melapor pada manajer awal, menjalankan kegiatan produksi, menunggu pelanggan, melakukan perbaikan, dll.
I. JENIS MANAJER
Secara umum terdapat tiga jenis manajer yaitu: manajer umum (general), fungsional (functional) dan proyek (project)
1. General manager memantau kegiatan beberapa instansi yang menjalankan beberapa kegiatan yang berbeda.
2. Fungsional manager memantau kegiatan terkait dengan tugas tertentu. Empat wilayah yang biasanya di bawah manager fungsional adalah manajemen operasi/produksi, marketing, finansial/akunting dan sumber daya manusia.
a. Manager Produksi bertanggungjawab dalam pembuatan produksi, sementara manager operasi bertanggungjawab menyediakan layanan.
b. Manager Marketing bertanggungjawab menjual dan mengiklankan produk dan layanan
Manager Akunting bertanggungjawab membuat catatan penjualan dan pengeluaran (menerangkan pemasukan dan pengeluaran) serta menetapkan keuntungan. Sementara Manager Finansial bertanggungjawab dalam memperoleh dana yang dibutuhkan dan penanaman modal.
d. Manager Sumber Daya Manusia bertanggungjawab meramalkan kebutuhan tenaga kerja di masa mendatang, perekrutan, seleksi, evaluasi dan memberi ganti rugi kepada karyawan. Manager ini juga memastikan bahwa karyawan mengikuti panduan dan peraturan resmi.
3. Manager Proyek mengkoordinasi karyawan dan sumber daya lain lintas beberapa instansi fungsional untuk menyelesaikan tugas tertentu, sebagai contoh: mengembangkan dan memproduksi barang-barang tertentu sesuai dengan kebutuhan konsumen. Tingkatan dan fungsi manajemen dapat dilihat sebagai berikut.
Gambar 1.1. Tingkatan dan Fungsi Manajemen
Kecenderungan manajemen saat ini adalah memotong tingkatan manajemen, khususnya manajer menengah, dan
Presiden
Manajemen puncak
Manager Marketing
Manager Operasi
Manager Finansial
Manager SDM
Supervisor periklanan
Supervisor penjualan
Supervisor produk A
Supervisor produk B
Supervisor Akunting
Supervisor finansial
Supervisor keuntungan
Supervisor pelatihan
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
pelaksana
Manajemen menengah
Manajemen awal - Supervisor
Nonmanajemen –Karyawan Pelaksana
Manajemen 18 dalam Gamitan Pendidikan
menjembatani kesenjangan antar tingkatan manajemen. Organisasi juga mengembangkan struktur manajemen yang tidak kaku.
J. HUBUNGAN KEMAMPUAN, TINGKATAN DAN FUNGSI MANAJEMEN
Setiap tingkatan manajemen perlu menguasai keempat kemampuan manajemen, namun kemampuan mana yang paling dibutuhkan pada masing-masing tingkatan? Tentu saja seluruh tingkat manajemen harus menguasai kemampuan komunikasi dan kemanusiaan, sebab tanpa kemampuan ini seorang manajer tidak dapat menjalankan fungsinya dengan maksimal. Sebagaimana diuraikan sebelumnya manajer awal perlu menguasai kemampuan teknis. Demikian juga halnya dengan manajer tingkat menengah, meskipun lebih sedikit dibanding dengan manajer awal. Manajer puncak wajib menguasai kemampuan konseptual dan pengambilan keputusan sebab kebijakan dan arah organisasi menjadi tanggung jawabnya. Manajer tingkat menengah juga perlu menguasai kemampuan ini hingga taraf tertentu. Tabel 1.6. Hubungan Tingkatan Manajer dan Kemampuan
Kemampuan
Tingkatan Manajer
Puncak
Menengah
Awal
Komunikasi dan kemanusiaan
Konseptual dan pengambilan keputusan
Teknis
Manager menengah perlu menyeimbangkan ketiga kemampuan, namun kebutuhan itu bervariasi untuk tiap organisasi. Semua manager melaksanakan empat fungsi manajemen namun tiap tingkatan menyediakan waktu yang
Tidak ada komentar:
Posting Komentar
tafadhlol akhi...ukti...silahkan...BTS ( Bebas Tapi Sopan )